Planifier un voyage ou un événement client à l'étranger

Schritt für Schritt

1. Fixer l'objectif de l'événement : relation, conclusion, remerciement ou produit.
2. Définir la liste des invités et les responsabilités internes.
3. Vérifier les directives internes sur les invitations et les cadeaux.
4. Choisir le lieu, la période et le format, puis demander des offres.
5. Envoyer l'invitation et gérer les inscriptions.
6. Finaliser le programme et le déroulement, établir un briefing pour les hôtes.
7. Planifier le suivi : remerciement, entretiens, bilan.

Checkliste

• Objectif et critères de réussite fixés
• Liste des invités validée
• Directives internes sur les invitations vérifiées
• Service juridique interrogé sur la conformité
• Fiduciaire consultée sur le traitement fiscal
• Conditions d'entrée vérifiées auprès du DFAE (EDA)
• Hôte de l'entreprise désigné pour chaque invité
• Suivi prévu

Qu'est-ce qui distingue un voyage client d'un voyage d'équipe ?

Pour un voyage d'équipe, il s'agit de collaboration. Pour un voyage client, il s'agit d'une relation commerciale. Cela modifie les attentes : les invités comparent la prestation, l'organisation et le rôle d'hôte, et chaque erreur se répercute sur l'image de l'entreprise.

La planification demande donc plus de soin pour l'invitation, l'accompagnement et le programme. Pour chaque invité, une personne de l'entreprise devrait être désignée comme hôte, qui connaît la relation et se tient prête pour les conversations.

Fixez le résultat que vous attendez : échange, approfondissement, remerciement ou présentation d'un produit. Cet objectif détermine le format, la durée et le lieu et a sa place dans le dossier de décision. Fixez aussi à quoi vous reconnaîtrez après l'événement qu'il a été atteint, par exemple à des entretiens de suivi convenus.

Qui décide, qui invite, qui accompagne ?

La direction fixe l'objectif, l'enveloppe budgétaire et le cercle des invités. La vente connaît les relations clients et propose des invités. L'office management ou la planification d'événements organise le voyage et le programme. Cette répartition évite les doublons.

Désignez une personne de contact pour les invités sur place, qui répond aux questions sur le programme et la logistique. Les hôtes de l'entreprise s'occupent des conversations, pas de l'organisation. Cette séparation soulage les deux côtés. Un hôte qui doit en même temps régler des transferts ne peut pas se concentrer sur ses invités, et un organisateur dans des conversations avec des clients paraît déplacé.

Consignez les tâches et les responsables dans une simple liste. Elle sert de base aux réunions et montre tôt les points ouverts.

Quelles questions de conformité faut-il clarifier ?

De nombreuses entreprises ont des règles sur les invitations, les cadeaux et l'hospitalité envers les partenaires commerciaux. Vérifiez-les avant la liste des invités. Pour les invités issus d'administrations ou d'entreprises aux règles propres, l'acceptation d'une invitation peut être restreinte.

Demandez à votre service juridique quelles limites s'appliquent et comment l'événement doit être documenté. Clarifiez à l'avance avec votre fiduciaire le traitement fiscal des coûts d'événements clients. Cet article ne donne aucune affirmation contraignante à ce sujet.

Informez tôt les invités du contenu et de l'étendue de l'invitation. Les invités peuvent alors vérifier en interne s'ils ont le droit de participer, et vous évitez les désistements de dernière minute. Précisez aussi dans l'invitation si les accompagnants sont les bienvenus et qui paie voyage et hébergement.

Comment choisir la destination et le format ?

Choisissez une destination adaptée à la clientèle et à l'événement. Les destinations à forte infrastructure et à accessibilité internationale conviennent lorsque des invités de plusieurs pays voyagent. Pour des invités de Suisse, une destination nationale peut aussi convenir.

Le format dépend du but : une soirée, un programme d'une journée avec des exposés ou un voyage de plusieurs jours. Ne choisissez pas plus de programme que les invités ne peuvent en absorber. Beaucoup de clients ont peu de temps et apprécient des déroulements clairs et courts. Demandez d'abord de façon informelle aux clients clés quel format est réaliste pour eux, avant de demander des offres.

Vérifiez le temps de trajet, l'entrée dans le pays et les fuseaux horaires. L'état actuel des conditions d'entrée peut être vérifié auprès du DFAE et des autorités du pays de destination. Tenez compte des jours fériés et des périodes de vacances des invités.

Comment concevoir l'invitation et le déroulement ?

L'invitation indique le but, la date, le lieu, le déroulement et la personne de contact. Elle devrait paraître personnelle et être envoyée tôt, en général plusieurs semaines avant l'événement. Un délai d'inscription et un e-mail de rappel aident à la planification.

Dans le déroulement, la rencontre et la conversation ont la priorité. Prévoyez du temps pour l'échange, pas seulement pour des présentations. Un dîner commun avec un plan de table réfléchi crée l'occasion de conversations personnelles.

Établissez un briefing pour les hôtes de l'entreprise : liste des invités avec de brefs profils, sujets de conversation, horaire et personnes de contact. Tous se présentent ainsi avec assurance.

Que se passe-t-il après l'événement ?

Remerciez les invités personnellement peu après l'événement. Un message de l'hôte concerné a plus d'effet qu'un courrier type. Résumez par écrit les étapes de suivi convenues.

Évaluez en interne ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Demandez aussi prudemment des retours aux invités, de préférence lors d'un entretien personnel par l'hôte et non par questionnaire. Utilisez les enseignements pour le prochain événement.

Pour la planification, Corporate propose un conseil en visioconférence. Commencez par la [page de planification de Corporate](/m/corporate/planen).