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Viaggio aziendale: chiarire disdette e regole di annullamento
Corporate raccomanda di rilevare per tempo i termini di annullamento dei fornitori, di stabilire una regola interna per le disdette e di tenere una lista d'attesa. Quali costi possano essere addebitati ai partecipanti lo chiarisca con il servizio legale e la fiduciaria.
Von Corporate, Stand
Schritt für Schritt
- Rilevare i termini di annullamento di tutti i fornitori e tenerli in un prospetto.
- Definire una regola interna per le disdette: scadenze, motivi, responsabile dei costi.
- Concordare la regola con HR e servizio legale.
- Fissare un termine di iscrizione e indicare i termini di disdetta nell'invito.
- Tenere una lista d'attesa e informare rapidamente i sostituti.
- Documentare le disdette e conteggiare correttamente i costi.
Checkliste
- Termini di annullamento di ogni fornitore inseriti nel prospetto
- Regola interna per le disdette presente per iscritto
- Regola concordata con HR e servizio legale
- Termini di disdetta indicati nell'invito
- Lista d'attesa preparata
- Possibilità di modifica della prenotazione per voli e hotel chiarite
- Copertura assicurativa verificata
- Conteggio dei costi di annullamento discusso con la fiduciaria
Le disdette fanno parte di ogni viaggio aziendale e la questione è solo chi sostiene i costi e con quanto anticipo Lei ne viene a conoscenza. Con scadenze chiare, una regola interna e una buona comunicazione si possono limitare le conseguenze. Questo contributo mostra che cosa HR e Office Management dovrebbero fissare in anticipo.
Quali termini di annullamento valgono presso i fornitori?
Ogni fornitore ha regole proprie. Hotel, compagnie aeree, ristoranti e fornitori di attività fissano termini e spese diversi. Li rilevi direttamente durante la verifica dell'offerta e li riporti in un prospetto con data e importo.
Faccia attenzione agli scaglioni. Spesso le riduzioni sono gratuite fino a una certa data, poi le spese aumentano per gradi fino all'addebito integrale. Chi conosce questi scaglioni può sollecitare per tempo le disdette e limitare i costi.
Chieda la modifica della prenotazione invece dell'annullamento. Alcuni fornitori consentono di cambiare nomi o date senza addebitare i costi pieni. Annoti le condizioni per iscritto e se le faccia confermare. Una telefonata non basta, perché in seguito nessuno ricorda l'esatto accordo, soprattutto se è cambiata la persona responsabile.
Come regolare le disdette internamente?
Fissi una regola semplice. Indica il termine per disdette senza conseguenze, la gestione delle disdette tardive e la questione di chi sostiene i costi. La regola vale per tutti allo stesso modo e viene comunicata con l'invito.
Consideri i casi di rigore come malattia o emergenze familiari. Decida in anticipo chi valuta tali casi e secondo quali criteri. Questo evita discussioni nei singoli casi e protegge le persone coinvolte dall'impressione di arbitrio.
Concordi la regola con HR e servizio legale. Se e in che misura i partecipanti possano essere coinvolti nei costi è una questione giuridica e questo contributo non fornisce indicazioni al riguardo.
Come evitare i posti vuoti?
Una lista d'attesa aiuta a rioccupare rapidamente i posti liberati. Informi le persone in lista sulla procedura e sui termini. Così un sostituto può subentrare in fretta e i costi per posti vuoti vengono meno.
Verifichi se i posti sono trasferibili. Per i voli le modifiche del nominativo sono spesso limitate, per hotel e attività spesso più semplici. Chieda al fornitore e metta per iscritto la risposta.
Fissi un termine di iscrizione anticipato. Quanto prima è definito il numero del gruppo, tanto minori sono i costi per modifiche successive. Un promemoria prima della scadenza migliora il tasso di risposta. Chieda in quell'occasione anche intolleranze ed esigenze particolari, così da non dover apportare modifiche successive.
Che ruolo hanno le assicurazioni?
Le assicurazioni di viaggio possono coprire i costi in caso di disdette per determinati motivi. Quali motivi siano coperti dipende da polizza, fornitore e momento. Chieda alla Sua assicurazione se è possibile una soluzione di gruppo e che cosa comprenda.
Verifichi se le assicurazioni aziendali esistenti coprono i viaggi. A volte esiste già una protezione che può integrare. Un colloquio con il consulente assicurativo chiarisce quali lacune rimangono e se una polizza aggiuntiva per l'evento sia sensata. Lo chiarisca prima della prenotazione, non solo in caso di sinistro.
Informazioni vincolanti le forniscono gli assicuratori e il servizio legale. Questo contributo può solo indicare i punti che Lei dovrebbe chiarire.
Come comunicare le scadenze?
Indichi chiaramente nell'invito i termini di iscrizione e di disdetta. Li ripeta nella conferma. Basta un breve paragrafo con le date più importanti. Rimandi alla persona di riferimento per le domande.
Ricordi brevemente le scadenze prima della fine del termine. Una mail una settimana prima evita che le persone lascino scadere il termine. Rimanga oggettivo ed eviti pressioni.
Documenti tutte le disdette con data e motivo, in un unico elenco comprensibile anche a un sostituto. Questo facilita il conteggio e la valutazione dopo il viaggio. Discuta il trattamento dei costi di annullamento con la Sua fiduciaria.
Che cosa fare in caso di defezioni più rilevanti?
Se si profilano spostamenti di data o defezioni più rilevanti, informi presto i fornitori. Molte strutture si mostrano flessibili, se ne sono informate in tempo. Chieda buoni, modifiche della prenotazione o date sostitutive.
Stabilisca internamente chi decide. Per importi più elevati la decisione spetta alla direzione. Una breve proposta con opzioni e costi facilita la decisione. In essa indichi quale termine sia in corso presso il fornitore e che cosa accada se fino ad allora non viene deciso nulla.
Per la pianificazione Corporate offre consulenza in videochiamata. Inizi dalla [pagina di pianificazione di Corporate](/m/corporate/planen).
