Pianificare un viaggio clienti o un evento clienti all'estero

Schritt für Schritt

1. Stabilire l'obiettivo dell'evento: coltivare la relazione, chiusura di un contratto, ringraziamento o prodotto.
2. Definire lista degli ospiti e competenze interne.
3. Verificare le direttive interne su inviti e regali.
4. Scegliere luogo, periodo e formato e richiedere le offerte.
5. Inviare l'invito e gestire le iscrizioni.
6. Finalizzare programma e svolgimento, redigere il briefing per gli ospitanti.
7. Pianificare il follow-up: ringraziamento, colloqui, valutazione.

Checkliste

• Obiettivo e criteri di successo fissati
• Lista degli ospiti concordata
• Direttive interne sugli inviti verificate
• Servizio legale interpellato sulla compliance
• Fiduciaria interpellata sul trattamento fiscale
• Norme d'ingresso verificate presso l'EDA
• Ospitante dell'azienda nominato per ogni ospite
• Follow-up previsto

Che cosa distingue un viaggio clienti da un viaggio di team?

In un viaggio di team si tratta di collaborazione. In un viaggio clienti si tratta di una relazione commerciale. Questo cambia le aspettative: gli ospiti confrontano presentazione, organizzazione e ruolo di ospitante, e ogni errore incide sull'immagine dell'azienda.

La pianificazione richiede quindi più cura per invito, assistenza e programma. Per ogni ospite dovrebbe essere nominata una persona dell'azienda come ospitante, che conosce la relazione ed è a disposizione per le conversazioni.

Stabilisca quale risultato si aspetta: scambio, approfondimento, ringraziamento o presentazione di un prodotto. Questo obiettivo determina formato, durata e luogo e rientra nella proposta decisionale. Stabilisca anche da che cosa riconoscerà dopo l'evento se è stato raggiunto, ad esempio da colloqui successivi concordati.

Chi decide, chi invita, chi segue gli ospiti?

La direzione stabilisce obiettivo, budget disponibile e cerchia degli ospiti. Le vendite conoscono le relazioni con i clienti e propongono gli ospiti. Office Management o pianificazione eventi organizza viaggio e programma. Questa ripartizione evita doppioni.

Nomini una persona di riferimento per gli ospiti sul posto, che risponda alle domande su programma e logistica. Gli ospitanti dell'azienda si occupano delle conversazioni, non dell'organizzazione. Questa separazione solleva entrambe le parti. Un ospitante che deve contemporaneamente chiarire i trasferimenti non può concentrarsi sui propri ospiti, e un organizzatore nelle conversazioni con i clienti appare fuori posto.

Metta compiti e responsabili in un semplice elenco. Serve da base per le riunioni e mostra per tempo i punti aperti.

Quali questioni di compliance vanno chiarite?

Molte aziende hanno regole su inviti, regali e ospitalità verso i partner commerciali. Le verifichi prima della lista degli ospiti. Per ospiti di autorità o di aziende con regole proprie l'accettazione di un invito può essere limitata.

Chieda al Suo servizio legale quali limiti valgano e come documentare l'evento. Il trattamento fiscale dei costi per eventi clienti lo chiarisca in anticipo con la Sua fiduciaria. Questo contributo non fornisce al riguardo affermazioni vincolanti.

Informi presto gli ospiti su contenuto e ampiezza dell'invito. Gli ospiti possono allora verificare internamente se possono partecipare e Lei evita disdette all'ultimo minuto. Nell'invito indichi anche se gli accompagnatori sono benvenuti e chi paga viaggio e alloggio.

Come scegliere meta e formato?

Scelga una meta adatta alla cerchia di clienti e all'occasione. Mete con infrastruttura solida e raggiungibilità internazionale sono indicate se gli ospiti arrivano da più Paesi. Per ospiti dalla Svizzera può essere adatta anche una meta nazionale.

Il formato dipende dallo scopo: un evento serale, un programma di una giornata con interventi o un viaggio di più giorni. Non scelga più programma di quanto gli ospiti possano assorbire. Molti clienti hanno poco tempo e apprezzano svolgimenti chiari e brevi. Chieda in via informale ai clienti chiave quale formato sia per loro realistico, prima di richiedere le offerte.

Verifichi tempo di viaggio, ingresso e fusi orari. La situazione aggiornata per l'ingresso si può verificare presso l'EDA e le autorità del Paese di destinazione. Tenga conto di festività e periodi di vacanza degli ospiti.

Come strutturare invito e svolgimento?

L'invito indica scopo, data, luogo, svolgimento e persona di riferimento. Dovrebbe apparire personale e andrebbe inviato per tempo, di regola diverse settimane prima dell'evento. Un termine di iscrizione e una mail di promemoria aiutano nella pianificazione.

Nello svolgimento incontro e conversazione hanno la precedenza. Preveda tempo per lo scambio, non solo per le presentazioni. Una cena comune con una disposizione dei posti ben pensata offre l'occasione per conversazioni personali.

Prepari un briefing per gli ospitanti dell'azienda: lista degli ospiti con brevi profili, temi di conversazione, orario e persone di riferimento. Così tutti si presentano con sicurezza.

Che cosa segue dopo l'evento?

Ringrazi gli ospiti personalmente poco dopo l'evento. Un messaggio del rispettivo ospitante è più efficace di una lettera in serie. Riassuma per iscritto i passi successivi concordati.

Valuti internamente che cosa ha funzionato e che cosa no. Chieda con cautela un riscontro anche agli ospiti, meglio in un colloquio personale con l'ospitante che con un questionario. Usi le conoscenze acquisite per l'evento successivo.

Per la pianificazione Corporate offre consulenza in videochiamata. Inizi dalla [pagina di pianificazione di Corporate](/m/corporate/planen).